Hilfe & Dokumentation
So funktioniert Spielmäuse Kasse (Staging). Wenn etwas fehlt: dieser Text ist eine Datei (templates/pages/help.php) — einfach ergänzen.
Inhalt
Was kann diese App?
Spielmäuse Kasse (Staging) ist ein kleines Web-Tool, das drei Dinge tut:
- Buchhaltung führen — du lädst den Kontoauszug deiner Bank als CSV hoch, die App sortiert die Buchungen automatisch in Spenden, Mitgliedsbeiträge und Ausgaben.
- Spendenquittungen erstellen — sobald eine Spende ≥ 50 € reinkommt, wird automatisch eine Zuwendungsbestätigung (BMF-Muster) als PDF erzeugt und per Mail an den Spender geschickt.
- Kassenbericht erzeugen — ein Klick liefert die Jahresübersicht für die Mitgliederversammlung und die EÜR.
1 · Kontoauszug importieren
- Im Online-Banking deiner Bank (Skatbank (VR-Bank Altenburger Land eG)) unter Umsätze → CSV-Export einen Auszug für den gewünschten Zeitraum herunterladen.
- In der App auf Import gehen und die CSV-Datei hochladen.
- Die App parst die Datei, dedupliziert gegen bereits importierte Buchungen und schlägt eine Klassifikation vor.
- Du bestätigst oder korrigierst die Klassifikation — fertig.
2 · Wie wird klassifiziert?
Die App schaut auf den Verwendungszweck und den Absender:
| Erkennung | Kategorie | Folge |
|---|---|---|
| „Spende" im Verwendungszweck | Spende | Quittung wird vorbereitet |
| „Mitgliedsbeitrag" | Beitrag | Mitglied wird gematcht |
| „Beitrag + Spende" | Split | Beitrag-Anteil aus Mitgliederliste, Rest = Spende |
| Negativer Betrag + bekannter Lieferant | Ausgabe | Match gegen Rechnungsordner |
| Sonstiges | ? | manuell zuordnen |
3 · Spendenquittungen
Eine Spendenquittung (offiziell Zuwendungsbestätigung) wird automatisch erstellt, sobald:
- der Betrag ≥ 50 € ist (Schwelle in den Einstellungen anpassbar),
- eine Mitglieder-Adresse zum Namen gefunden wurde,
- der Spender im laufenden Jahr noch keine Quittung für die Buchung erhalten hat.
Die PDF folgt dem amtlichen BMF-Muster für Geldzuwendungen an Vereine. Versendet wird von kasse@prenzlbergerspielmaeuse.de.
4 · Rechnungen & Ausgaben
Eingehende Rechnungen sammelst du dort, wo dein Verein sie ablegt. Die App matcht Ausgangsbuchungen über Betrag, Datum und Lieferantenname gegen die abgelegten PDFs. Treffer landen als verknüpfter Beleg an der Buchung.
5 · Kassenbericht / EÜR
Unter Buchungen → Export erzeugst du:
- einen Kassenbericht (PDF) für die Mitgliederversammlung — Einnahmen/Ausgaben nach Kategorie, Saldenvergleich Vorjahr,
- eine EÜR-Übersicht als CSV für den Steuerberater,
- eine Spendenliste mit allen ausgestellten Quittungen pro Jahr.
6 · Rechtliche Grundlagen
- Freistellungsbescheid vom 2026-05-06, ausgestellt vom Finanzamt für Körperschaften I (Steuernr. 27/675/52385)
- Gemeinnütziger Zweck: Förderung der Erziehung (§ 52 Abs. 2 Satz 1 Nr. 7 AO)
- Zuwendungsbestätigung gemäß § 50 EStDV, BMF-Muster für Geldzuwendungen
- Aufbewahrungsfrist Kassenunterlagen: 10 Jahre (§ 147 AO)
7 · Technik & Backup
Die App läuft auf All-Inkl. Stack: PHP 8.2+, MariaDB/SQLite, pures HTML/CSS — keine Build-Tools, keine Frameworks, die in fünf Jahren keiner mehr versteht.
Backups: Die DB und alle erzeugten PDFs werden täglich per externem Trigger gesichert. Details unter Einstellungen → System.
Quellcode: https://github.com/martinraasch/yavem
8 · Wenn etwas klemmt
- Eine Spende wird nicht erkannt
- Verwendungszweck prüfen — enthält er das Wort „Spende"? Wenn nicht, manuell auf Spende umstellen.
- Quittung wird nicht versendet
- Mitglied hat möglicherweise keine Mail-Adresse in der Mitgliederliste, oder der Name auf dem Kontoauszug weicht ab.
- CSV-Upload schlägt fehl
- Die Datei muss eine unveränderte Bank-Original-CSV sein (Semikolon-getrennt, UTF-8). Aus Excel exportierte CSVs bitte nicht reparieren oder umspeichern.
Stand: 17.08.2026